Pembagian Tugas Yayasan--->> Tugas Sekretaris (1)

Sekretaris berasal dari kata secretum (bahasa latin) yang artinya rahasia.

Jadi yang dimaksud sekretaris adalah seseorang yang diberi kepercayaan untuk menjaga rahasia atau segala hal penting oleh pimpinan atau perusahaan.

Sekretaris juga dapat diartikan sebagai seseorang yang tugasnya membantu dan meringankan beban tugas pimpinan.Tugas-tugas sekretaris sangat penting,karena tanpa adanya sekretaris,pimpinan akan merasa kesusahan dalam mengerjakan tugas-tugasnya.

Pekerjaan yang diemban sekretaris disebut kesekretariatan.

Sedangkan tempat kerja sekretaris disebut sekretariat.

Sekretaris dibedakan menjadi 2 macam, yaitu:

1. Sekretaris Pribadi, yaitu sekretaris yang tugasnya membantu seorang pimpinan dan tidak memiliki anak buah. Contoh: Sekretaris Direktur.Sekretaris Manajer, Sekretaris Rektor, Sekretaris Menteri.
2. Sekretaris Umum, yaitu sekretaris yang tugasnya membantu satu unit instansi/lebih, dan memiliki anak buah. Contoh: Sekretaris Wilayah, Sekretaris Yayasan, Sekretaris Negara, Sekretaris Direktorat Jendral. Seorang sekretaris harus dapat mengerjakan tugas-tugas kantor,misalnya,surat menyurat, menelpon, mengetik,mengoperasikan computer,kearsipan,korespondensi,dsb.

Tugas-sekretaris dapat dikelompokkan menjadi 4, yaitu:

1. Tugas Rutin = Tugas yang setiap hari dikerjakan,tanpa adanya perintah khusus dari pimpinan.Misalnya,membuka dan membuat konsep surat,mengetik,menelpon,menerima tamu,tata kearsipan dan korespondensi.
2. Tugas Khusus = Tugas yang memerlukan perintah khusus dari pimpinan atau membutuhkan pertimbangan dan pengalaman yang dimiliki sekretaris.Misalnya, membuat perjanjian mengirim faksimil.dsb.
3. Tugas Kreatif = Tugas yang muncul dari inisiatif atau pemikiran sekretaris itu sendiri.ini untuk mempermudah pekerjaan seorang pimpinan. Contoh: Menata tata ruang Kantor,mengirimkan ucapan selamat.
4. Tugas untuk kerjasama 

•  =>Kerjasama dengan dunia luar; sekretaris ditunjuk untuk melakukan kerjasama dengan Organisasi lain. Disini sekretaris ditunjuk  sebagai Contact Person, yaitu satu-satunya yang dapat dihubungi untuk berhubungan dengan pimpinan atau yayasan.
• =>Kerjasama di bidang Organisasi;

1. Menyusun jadwal kerja atasan,agar mudah dibaca. Adakalanya sekretaris mengingatkan atasan bilamana perlu.
2. Mempersiapkan jadwal perjalanan dinas dan pertemuan pimpinan.
3. Mengatur tataruang kantor seorang pimpinan,dengan baik agar tercipta kesan rapi, indah, efisien. sederhana, sehingga membuat tamu yang berkunjng berkesan. Karena mi merupakan gambaran Yayasan dalam menjalankan misinya.
4. Menyeleksi tamu, siapa tamu yang diterima untuk bertemu dengan pimpinan,ditolak,dan disuruh menunggu.
5. Pekerjaan yang biasa dikerjakan sekretaris meliputi perencanaan,penjadwalan dan pengawasan jadwal yang baik.Agar efisiensi dan efektifitas tetap terjaga,
6. Membuat laporan tahunan, laporan rapat, dan laporan kegiatan, dll.
7. Mempersiapkan penyelenggaraan rapat, mulai dari persiapan, membuat undangan, mengatur tempat, mempersiapkan agenda dan laporan..dan mempersiapkan pimpinannya untuk memimpin atau menghadiri suatu rapat,sampai mencatat hasil rapat.
8. Menyimpan data-data penting misalnya surat masuk/surat keluar, memo, dll, yang isinya mengenai hubungan dan perjanjian dengan pihak lain, dapat berbentuk salinan/asli. Ini berfungsi untuk dapat menemukannya dalam waktu singkat. 
9. Mempersiapkan teks pidato.
10. Memberi Penghargaan, hadiah, atau kado, pengiriman bunga.
11. Mengatur pembelian kecil untuk kebutuhan kantor.

sumber : 

http://id.shvoong.com/books/guidance-self-improvement/1922679-menjadi-sekretaris-profesional-dan-kantor/